Ügyviteli mi-micsoda?

Az ügyvitelben és az ügyviteli programokban előforduló szakkifejezéseknek szeretnénk itt rövid, egyszerű értelmezését adni. Nem célünk a tudományos pontosságú definíció, sokkal inkább az, hogy a programot használó ügyintézők és a programozók megértsék egymást, "egy nyelvet beszéljenek". Kérjük, ha úgy érzi, hogy valamelyik magyarázat hibás, írja meg nekünk, hogy kijavíthassuk. Reméljük, ez az ügyviteli szakszótár segíti az eligazodást a sok rövidítés és szakkifejezés között.

4P és 7P

A termék előállításra és forgalmazásra vonatkozó négy, majd később hét kérdés amire jó, ha pontosan tudjuk a választ.
4P = Product, Price, Promotion, Place, azaz: Mi a termék? Mennyibe kerül? Hogy lehet megismerni? Hol kapható?
7P esetén ehhez még jön +3: People, Positioning, Packaging, azaz: Milyen szakemberek kellenek az előállításhoz és forgalmazáshoz? Milyen a termék piaci helyzete (alap vagy csúcskategória)? Hogy néz ki, hogy van csomagolva?

ÁFA

Általános Forgalmi Adó.

ÁFA bevallás

A vállalkozások által az értékesített termékekre és szolgáltatásokra felszámított ÁFÁ-ról és a beszerzett termékekre és szolgáltatásokra felszámított ÁFÁ-ról az APEH számára készített jelentés. Havonta vagy negyedévente kell készíteni és egyre inkább elektronikus formában kell az APEH-hoz eljuttatni.

ÁFA kulcs

Az adott termékekre vagy szolgáltatásokra felszámított ÁFA százalékban meghatározott mértéke. Ez a százalékos érték időszakonként változhat, jelenleg a legtöbb termék és szolgáltatás áfakulcsa 20%, néhány termék és szolgáltatás kedvezményes áfakulcsa pedig 5%.
2009. július 1-től a magas áfakulcs 25%, a közepes pedig 18%, az alacsony áfakulcs továbbra is 5%.

Árrés

Egy termék eladási és beszerzési (vagy bekerülési) ára közti különbség. Minél nagyobb az árrés annál jövedelmezőbb az adott termék forgalmazása.

Backorder

Rendelés hátralék. Részben teljesített rendelés esetén a később leszállítandó rész nyilvántartása.

Bizonylat

Az ügyviteli program szempontjából minden olyan fejlécből és sorokból álló irat, amely az ügyvitel során keletkezik és a programban rögzítésre kerül. A fejléc jellemzően cégadatokat tartalmaz, a sorok pedig jellemzően cikk adatokat tartalmaznak. Bizonylat például a számla, a raktári bevétjegy, a vevői megrendelés.

Bizonylat orientált

Olyan ügyviteli program ahol adatrögzítéskor minden bizonylat csak egyszer, de teljes (az ügyvitel szempontjából fontos) adattartalommal kerül rögzítésre. Fontos feltétele a bizonylat orientált rögzítésnek az is, hogy csak olyan adatot kell rögzíteni ami a bizonylaton megtalálható, így ehhez a munkához nem kell spciális szaktudás. Azaz például nem kell kontírozó könyvelő a bejövő számlák rögzítéséhez. Nem bizonylat orientált az a program, ahol például a bejövő számláról a készletet érintő adatokat a raktáros rögzíti, a kontírozási adatokat pedig a könyvelő.

Bizonylat típus

Közös tulajdonságú bizonylatok összessége, amelyeket az ügyvitel során azonos módon kezelünk. Az exPanda programban a bizonylat típushoz rendelhető hozzá nagyon sok beállítás.

CAD/CAM

Computer Aided Design és Computer Aided Manufacturing, számítógéppel segített tervezés és számítógéppel segített gyártás.

CIM

Computer Integrated Manufacturing, Integrált számítógépes gyártás. A tervezési és gyártási folyamatra is kiterjedő számítógépes rendszer. Magába foglalja a CAD, CAM és MRP programokat.

CRM

Customer Relationship Management, azaz ügyfélkapcsolati rendszer. Az ügyfélkapcsolatok kezelése, amely egyúttal az ügyfél elégedettségét az értékesítési folyamat központjába helyező filozófiát is jelent. Az ügyviteli programoktól ma már elvárt ennek adatokkal és elemzésekkel való kiszolgálása.

DSS

Decision Support System, Döntéstámogató rendszer. Egyre inkább a vállalatirányítási rendszerek része lesz, de túl is mutat azon, annak adatait használva végez a vezetői döntéseket támogató és megalapozó elemzéseket. Erősen kapcsolatba hozható az adatbányászattal is.

EAS

Enterprise Application Suite, az olyan ERP rendszerek új megnevezése ahol a program felhasználói felülete webböngészőn keresztül érhető el.

EDI

Electronic Data Interchange, egyeztetett adatformátummal a partnerek közti adatcserét biztositó rendszer. A különbözi helyi szabványok egységesítésére tett kísérlet az UN/EDIFACT nemzetközi szabvány, amely az adatcserébe bevont dokumentumok adattartalmát írja le. Az EDI elektronikus számlázásra is használható az ÁFA törvényben meghatározott feltételek szerint.

EDV

Elektronische Datenverarbeitung, azaz elektronikus adatfeldolgozás. Az ügyviteli programokat gyakran nevezik EDV programoknak is.

ERP rendszer

Enterprise Resource Planning. Vállalati erőforrás tervezés. Az integrált vállalatirányítási rendszerek egyik fő funkciója, sokszor magát az egész integrált vállalatirányítási rendszert értik rajta. Az ERP rendszer feladata, hogy az egyes gazdálkodási területek (értékesítés, beszerzés, termelés, pénzügy) folyamatait egységes keretbe foglalja és azokról a vezetés számára megfelelő áttekintést és információt adjon. Az ERP rendszer nemcsak az őt támogató szoftvert jelenti!

Foglalás

A készlet bizonyos részének lekötése, egy vevőnek vagy a gyártás részére. A foglalás gyakran a tényleges rendelés vagy számlázás előzménye ilyenkor többnyire le is mondható.

Folyószámla

A partnerek tartozásairól és követeléseiről folyamatosan vezetett nyilvántartás. Az ügyviteli programokban általában egy lista amely a kimenő számlák, a bejövő számlák, a bank és pénztár bizonylatok (kompenzálások stb.) alapján készül. A folyószámla az alapja az egyenlegközlő levélnek és a fizetési felszólításnak.

Fordított adózás - fordított áfa

Az adók közül az ÁFA bevallás és fizetés speciális módja. Lényege, hogy az eladó nettó értékben, áfa nélkül adja ki a számlát és arra a vevő számolja rá és vallja be az áfát. Egyszer mint fizetendő áfát, egyszer pedig (ha jogosult a visszaigénylésre) mint visszaigényelhető áfát. A fordított áfa az ingatlannal kapcsolatos szolgáltatásoknál jellemző és csak akkor alkalmazható, ha a számlát kapó is cég, azaz készít áfabevallást.

Helpdesk

Ügyfélszolgálat. A telefonos ügyfélszolgálatot, az azt támogató programot, valamint az ügyfél által közvetlenül elérhető internetes bejelentő rendszert is szokták így nevezni. Mi az exPanda program "helpdesk"-jét igyekeztünk magyarul elnevezni és "igény- és hibabejelentő" rendszernek hívjuk.

Hozzáférési jog

Szabályok, melyek az adott kezelő számára megadják, hogy a program mely részeit használhatja, és ott mit tehet meg. A hozzáférési jog beállítása az exPanda programban kétszintű, kezelő csoportra és kezelőre lehet megadni, a kezelőre megadott szabályok felülbírálják a csoport szintű szabályokat.

Iktatás, iktató rendszer

A céghez beérkező és a cégtől kimenő dokumentumok sorszámozása és sorszám szerinti nyilvántartása. Klasszikus formája az "Iktató könyv", ma már inkább elektronikus formában történik, vagy önálló iktató programmal, vagy az integrált ügyviteli rendszer részeként.

Intrastat jelentés

Az Únión belüli beszerzésekről és kiszállításokról a KSH részére küldendő kötelező statisztikai kimutatás. Ezt az adatszolgáltatást csak bizonyos értékű forgalom felett kell teljesíteni.

Jogszabály követés

A programnak vagy beállításainak módosítása, annak érdekében, hogy a program működése megfeleljen a hatályos jogszabályoknak. Ilyen például az új ÁFA kulcs kezelése, vagy a számlakép változtatása, ha a számla tartalmára vonatkozó jogszabályi előírás megváltozik (például az Úniós csatlakozáskor).

Just-in-Time

Beszállítás szervezési módszer, amely a raktározási költség csökkentését a beszállítások nagyon pontos időzítésével éri el.

Kanban

Eredetileg a raktári árukészlet feltöltésének szabályozására használt jelzőkártyás rendszer, amelyben a raktárból kivett terméken lévő kártyát küldték vissza a termelésnek vagy a beszerzésnek, hogy pótolja a kivett terméket. Számítógépes rendszerekben egy puffer raktár készletének adott szinten tartásán alapuló gyártási vagy beszerzési rendszert is szokták kanbannak hívni.

Karbantartó

Egy olyan program, mely adatok bevitelét, módosítását és törlését teszi lehetővé. Az exPanda programban a karbantartókkal sok szűrési szempont szerinti átnézés is elvégezhető.

Kliens-szerver

Ügyfél-kiszolgáló; ügyviteli programok esetén az adatbázissal való kapcsolat módját jelenti. A munkaállomás (kliens) csak adatot kér vagy adatot küld az SQL szervernek (kiszolgáló) a tényleges adatbázis műveletet (írás, olvasás) a szerver végzi, ezért a munkaállomás hibája (pl. kikapcsolása) nem tud adatbázis hibát okozni.

Kontírozás

A bizonylathoz, vagy annak soraihoz a főkönyvi számla hozzárendelése. Az ügyviteli programokban a legtöbb bizonylatra egy definíciós táblázat alapján a program automatikusan végzi.

Kontírszám

A főkönyvi számla száma, amit egy adott könyvelendő tételhez rendelünk.

Leltár, leltározás

Egy adott időpontban egy raktárban lévő termékek megszámolása alapján készített kimutatás. A leltár fontos alátámasztó bizonylata egy cég üzleti állapotát kimutató mérlegnek.

Logisztika

Az áruk mozgatásával kapcsolatos folyamatok (beszerzés, raktározás, kiszállítás) és tevékenységek egységes megnevezése.

Minimumkészlet

Egy árucikk azon mennyisége, ami alatti készlet esetén az áruból rendelni kell illetve gyártani kell. Az ügyviteli programok általában automatikusan figyelik a cikkekhez megadott minimum vagy minimál készletet és a készlet ez alá csökkenése esetén beállítástól függően figyelmeztetést küldenek vagy rendelést generálnak.

Minőségirányítási rendszer

Valamely minőségirányításra vonatkozó szabvány alapján összeállított belső működési rend, amely a cég belső folyamatainak egy részét szabályozza. A rendszer célja, hogy a cég szabályozott folyamatai követhetőek, ellenőrizhetőek és a jobb minőség érdekében fejleszthetőek legyenek. A minőségirányítási rendszert arra jogosult cégekkel időközönként tanusítatni kell.

Mozgás, mozgásnem

Az ügyvitelben a bizonylatokon a gazdasági esemény pontosabb leírását nevezzük így. Például a számlákon megjelöljük, hogy "Tárgyi eszköz értékesítés" vagy "Szolgáltatás továbbszámlázás". A program sokszor ennek alapján hajt végre bizonyos előre definiált automatikus műveleteket.

MRP I. és MRP II.

Material Requirements Planning illetve Manufacturing Resource Planning. Gyártási anyagigény tervezés, illetve gyártási erőforrás tervezés. Az MRP II. a gyártási folyamatot teljesebben lefedi.

Papírmentes iroda

A dokumentumok számítógépen keletkezése lehetővé teszi, hogy csak a papíron tényleg szükséges dokumentumokat (pl. munkalap olyan munkatársnak aki nem számítógéppel dolgozik) nyomtassuk ki. A dokumentumok sokszor elektronikus úton (pl. e-mail) is eljuttathatók a címzetthez ezért nyomtatásra nincs szükség. A beérkező dokumentumok scannelése és elektronikus tárolása pedig a fénymásolástól kímél meg minket, hiszen mindenki akinek szükséges a dokumentum annak elektronikus változatát kaphatja meg. Természetesen a teljes papírmentesség általában nem érhető el, de a papírfelhesználás és a nyomtatási költség nagy jelentősen csökkenthető. Az exPanda ügyviteli rendszer kimenő és bejövő dokumentumok esetében is teljeskörű támogatást nyújt a papírmetes iroda kialakításához.

Raktárjegy

A termékek raktárba történő bevételezésekor (Bevétjegy) vagy kiadásakor (Kiadási jegy) kiállított bizonylat, amellyel a raktáros a termék átvételét vagy kiadását igazolja.

Raktárkészlet

Egy adott raktárban lévő termékek összessége, illetve az erről készített nyilvántartó lista.

Rendszerintegráció

A teljes informatikai környezet összehangolt kialakítása az optimális működés érdekében. A hardvertől a felhasználói szoftverekig minden elemet felölel, beleértve a felhasználók oktatását is. Általában a meglévő hardver és szoftver elemek és az új hardver és szoftver elemek összhangjának megteremtésére is szükség van.

SaaS

Software as a Service, szoftver mint szolgáltatás, avagy szolgáltatásként igénybe vett szoftver. Lényegében szoftver bérlet, a felhasználó nem vásárolja meg a szoftvert, hanem bérleti díjat fizet a használat után. Ez a fajta szoftver bérlés nagyon gyakran a hardver bérletével is együtt jár, illetve jellemző még a szolgáltatás weben keresztüli elérése. Annyiban más mint a sima szoftver bérlet, hogy egyes szolgáltatóknál nem a szoftver rendelkezésre állásáért kell fix havi díjat fizetni, hanem a tényleges használatért, például a szoftverrel létrehozott dokumentumok száma vagy mérete szerint.

SCM

Supply Chain Management, ellátásilánc-menedzsment. A beszállítás rendszer teljes felügyelete, aminek a szoftver csak az egyik eleme.

SQL szerver

Egy program (adatbázis motor), amely az adatok kezelését (bevitelkol a letárolás, listázáskor az előkeresés) végzi. Magának az SQL rövídítésnek a jelentése Structured Query Language, azaz struktúrált lekérdező nyelv. Lényegében minden korszerű ügyviteli program ilyen adatbázis motort használ.

Szállítási diszpozíció

Szállítási utasítás. Általában az egy vevőnek, vagy egy fuvarral kiszállított áruk jegyzéke.

Szállító

Az a cég (magánvállalkozó esetleg magánszemély) amelyiktől anyagot, árut vagy szolgáltatást szerzünk be.

Szállítólevél

A termékek szállításának kisérő okmánya, amely legfontosabb adatként a szállított termékek megnevezését és mennyiségét sorolja fel, de további adatokat is tartalmazhat.

Számlarend és számlatükör

A főkönyvi számlák számának és megnevezésének listája. A számlarend az egyes számlákhoz kontírazandó tételek leírását és magyarázatát is tartalmazza, de gyakran a részletes leírás nélküli listát is számlarendnek hívjuk. A kontírozáskor az egyes tételekhez ezek a számok kerülnek hozzárendelésre. Tartalma részben kötelező számlákból, részben a cégre jellemző számlákból áll. A számlák hierarchikusan egymás alá rendeltek, azok a számlák amelyek tartalmaznak más számlákat azok az ún. "gyűjtő számlák". Gyűjtőszámlára nem lehet könyvelni mert az csak az alárendelt számlák összesítésére szolgál.

Szigorú számadású bizonylat

Azok a bizonylatok, amelyek előre nyomott sorszámozott nyomtatványra készülnek, vagy a program állítja elő a szigorúan egyesével növekvő sorszámot és így nyomtatja ki a bizonylatot. Ezeket a bizonylatokat újra kinyomtatni vagy módosítani, törölni tilos. Szigorú számadású bizonylat a számla és a pénztárbizonylat.

Szoftvergazdálkodás

A vállalatnál használt szoftverek körének felmérése (l. szofver leltár) és a szoftverekkel kapcsolatos teendők (pl. biztonsági frissítések) megszervezése. A szoftvergazdálkodás célja a jogtiszta szoftverhasználat és a leghatékonyabb licencelési formák alkalmazása is. A szoftver gazdálkodást segíti az ISO/IEC 19770 szabvány, amely alapján egy cég szoftver gazdálkodása tanusítható is.

Szoftverkövetés

A vállalat életében bekövetkező változásoknak megfelelő módosítások a programon vagy annak beállításain, annak érdekében, hogy az az új feltételek között is megfelelően üzemeljen. Sokszor csak a jogszabályi környezet változásához való igazodást értik rajta (lásd jogszabály követés).

Szoftver leltár

A vállalat gépeire telepített szoftverek jegyzéke, ami tartalmazza a programok azonosító adatait és a programok beszerzési forrását, valamint azt hogy melyik program melyik gépen található. A szoftverek jogtiszta használatának ellenőrzésére szolgál. Célszerű az esetleges ingyenesen használható programokat is feltüntetni benne.

Szoftver verzió ill. verziószám

Egy program egy adott változatát azonosító szám. Általában x.y alakú, ahol a fő verziószám (x) változása az adott szoftver nagyobb változását jelenti, az alverziószám (y) változása pedig kisebb változást, például hibajavítást jelöl. A verziószám kialakítása fejlesztőnként más és más, arra egységes szabály nincs. Az biztos, hogy nagyobb verziószám mindig később kiadott, újabb programot jelöl.

TCO

Total cost of ownership, teljes birtoklási költség. Egy adott eszköz beszerzési ára a használati ideje alatt felmerülő költségekkel növelve. A TCO vizsgálatával dönthető el például, hogy az eszköz beszerzése vagy bérlete a gazdaságosabb.

Ügyviteli utasítás

Az ügyvitel egy folyamatának szabályozására kiadott vállalati utasítás, amely meghatározza a folyamatot végző dolgozók kötelezettségeit és jogosultságait. (Általában része az érintett dolgozók munkaköri leírásának.)

Üzleti logika

Az ügyviteli rendszerek azon része, amelyik a folyamatok rendszerét, kapcsolodását írja le. Például, hogy a megrendelt áru beérkezése és raktári bevételezése után a termelésirányítás felelősét értesíteni kell (természetesen egy program által generált üzenettel). Az adattárolás, üzleti logika, felhasználói felület hármas együtt alkotja az ügyviteli programot, ezen rétegek elkülönítésének szintje programonként eltérő. Minél nagyobb az elkülönülés annál könnyebb az adattárolásért felelős adatmotort vagy a megjelenítő réteget változtatni, cserélni.

Vállalatirányítási rendszer

Az integrált ügyviteli rendszerek, ERP rendszerek másik megnevezése. Kifejezi, hogy ezek a rendszerek egyre inkább a vállalatirányításához szükséges összes információt kezelik és a döntések megalapozását, az adatok elemzését is elvégzik. Szintén erre utal az egyre gyakrabban használt "gazdálkodástámogató rendszer" kifejezés is.